Nós seres humanos somos uma espécie de animais sociais. Isso significa que nos sentimos mais seguros, protegidos, felizes, saudáveis e capazes quando pertencemos e somos acolhidos por um grupo. Nossas relações sociais são tão essenciais para nossa sobrevivência, e até mesmo para nossa saúde, quanto a nossa dieta ou a quantidade de exercícios físicos que realizamos. Pelo menos é isso que diversas pesquisas científicas vêm mostrando ao longo de várias décadas. Apenas para citar um exemplo, um dos maiores estudos prospectivos sobre longevidade já realizado, que acompanhou mais de 700 pessoas por 75 anos, mostrou que ter boas relações sociais foi determinante para uma maior longevidade. A solidão, por outro lado, foi um dos principais fatores associados a uma maior mortalidade, de acordo com a pesquisa liderada por Robert Waldinger, pesquisador de Harvard.

Considerando a importância das relações sociais, podemos incrementar nossa reflexão trazendo para a pauta o tema da Comunicação. Você já parou para pensar que é através dela que construímos nossas conexões sociais? Estamos o tempo todo nos comunicando com os outros, mesmo que de forma inconsciente.

Nossa comunicação é bastante complexa e envolve aspectos verbais e não verbais. Os aspectos verbais transmitem de forma mais objetiva a informação que desejamos passar, mas a forma como essas informações são transmitidas contribui e muito para o entendimento correto da mensagem. Qual a nossa entonação de voz? E as expressões faciais e corporais? Estamos demonstrando tranquilidade ou nervosismo? Estamos olhando para o receptor da mensagem ou estamos distraídos com outra coisa enquanto falamos? Esses aspectos não-verbais, subjetivos e, muitas vezes, emocionais e inconscientes são, na verdade, mais importantes do que o conteúdo da mensagem em si.

O nosso cérebro é desenhado para interações face a face. Os circuitos envolvidos no processamento das nossas interações sociais operam de forma automática e inconsciente, extraindo das pessoas com as quais estamos interagindo o máximo de informações possível, que ajudam a entender o contexto e escolher a maneira adequada de responder (o que falar e como). Nesse processo, o feedback imediato, ou seja, as reações verbais e, principalmente, as não verbais do outro, são essenciais para que possamos realizar o ajuste fino de nossas ações, freando impulsos e palavras que possam conduzir a interação para um mal caminho.

Toda essa leitura do outro, suas emoções e ponto de vista, é o que chamamos de Empatia, habilidade essencial para nos comunicarmos de forma eficiente, e que desenvolvemos muito cedo, ainda na infância, por volta dos 4 anos de idade, tamanha é a sua importância para construirmos nossas relações interpessoais.

A Neurociência tem se dedicado nas últimas décadas a entender quais as bases fisiológicas e até mesmo anatômicas associadas à empatia. Sabemos que, ao ficarmos empáticos, mimetizamos em nosso cérebro a experiência da outra pessoa. Ativamos em nosso cérebro áreas que estariam efetivamente ativadas se nós mesmos estivéssemos vivenciando a situação observada. Dessa forma, conseguimos entender os sentimentos, ações e objetivos das outras pessoas. Por essa razão a empatia é fundamental para nossas relações sociais. É através dela que conseguimos interagir uns com os outros e estabelecer uma comunicação eficiente. 

O que será que acontece com todo esse sistema automático de leitura do outro quando não estamos face a face? Como o cérebro reage quando nossos recursos de comunicação são limitados a uma mensagem de texto, como um e-mail ou uma mensagem instantânea vinda de apps como slack, teams, whatsapp etc?

A verdade é que nesse contexto as pistas emocionais e não verbais, que nos ajudam a entender a reação e intenção do outro, e que funcionam como feedback imediato para ajustarmos o nosso comportamento, estão praticamente ausentes. Com isso, nossa empatia fica comprometida, o que dificulta a comunicação, além de torná-la um processo mais custoso cognitivamente. Em outras palavras, precisamos nos esforçar mais para compreender a mensagem. Quem nunca se pegou fazendo mil análises sobre uma mensagem de texto, tentando decifrar o que exatamente estava escrito nas entrelinhas? 

O fato é que em nosso ambiente de trabalho atual as interações à distância são cada vez mais comuns e necessárias, especialmente após a pandemia, que acelerou a mudança no modelo de trabalho de muitas empresas. O que observamos é que grande parte do estresse e exaustão relatado pelas pessoas, e discutido no texto Por que seguimos exaustos, seja no trabalho híbrido ou remoto?, se origina também de uma dificuldade coletiva em ajustarmos nossa forma de nos relacionar e estabelecer uma comunicação nesses novos formatos de trabalho, seja remoto ou híbrido.

Por exemplo, muitas equipes seguem soterradas de videoconferências na tentativa de reproduzir o trabalho presencial no ambiente virtual e o efeito desses hábitos até ganharam um nome específico, o Zoom Fatigue, ou exaustão causada pelo excesso de videoconferências. Mesmo sendo um recurso interessante para aproximar as pessoas e suprir os aspectos não verbais da comunicação, visto que com o vídeo podemos fazer uma melhor leitura desses sinais, passar 8 horas do dia interagindo através da tela é bastante exaustivo para o nosso cérebro. Os motivos para o zoom fatigue vão desde o esforço cognitivo (precisamos prestar mais atenção pelo vídeo do que face a face), até aspectos emocionais como o estresse de avaliação social gerado pela câmera. 

O que precisamos compreender é que todos os recursos e ferramentas de comunicação que temos disponíveis para facilitar a nossa interação social só serão realmente úteis se soubermos utilizá-los, respeitando nossos aspectos comportamentais e limitações humanas. O zoom fatigue não ocorre porque as videoconferências são ruins, mas sim porque estamos utilizando o recurso em excesso e, na maioria das vezes, de forma pouco produtiva. Basta pensarmos em outros ofensores frequentes do nosso bem-estar e da nossa performance no trabalho (e até na vida pessoal), que ocorrem em qualquer que seja o modelo de trabalho: muitas interrupções, mensagens instantâneas ou e-mails que se acumulam, excesso de reuniões improdutivas. Repare apenas que todos os exemplos são produto de uma comunicação ineficiente que, na tentativa de ser reparada, gera esses fenômenos como resultado.

O que podemos fazer para melhorar nossas habilidades de comunicação e tornar o trabalho menos exaustivo? Veja, abaixo, 3 dicas que podem ajudar:

1. Entenda a diferença entre comunicação síncrona e assíncrona e, saiba quando utilizá-las

No mundo de hoje precisamos ser flexíveis e aceitar que, talvez, aquela boa e velha forma de resolver os problemas do trabalho já não seja mais tão adequada para os dias atuais. Reuniões (presenciais ou virtuais) e telefonemas são exemplos clássicos de comunicação síncrona, ou seja, as pessoas precisam estar juntas, simultaneamente, para que a comunicação se estabeleça e costumam ser excelentes para tratar de assuntos mais complexos, delicados, sigilosos, urgentes ou mesmo quando queremos estabelecer maior confiança e entrosamento entre as pessoas.

No entanto, existem muitas formas de comunicação assíncrona, no qual as pessoas trocam informações de maneira deslocada no tempo, não sendo necessário que todos estejam juntos simultaneamente para a comunicação ocorrer. Esse tipo de comunicação, especialmente nos formatos de trabalho mais modernos, tem se mostrado muito eficiente, pois permite maior autonomia das pessoas.

Além disso, a comunicação assíncrona pode ser uma alternativa para o excesso de reuniões, pois pode ser utilizada para alinhamentos e atualizações de projetos, divisão de tarefas, troca de informações sobre atividades rotineiras, revisão e ajustes em materiais, dentre outras atividades frequentes no trabalho. Faça uma reflexão individual ou converse com sua equipe de trabalho e procure identificar quais assuntos exigem cada tipo de comunicação. Criem novos acordos e procurem otimizar o tempo a partir dessas novas práticas. 

2. Explore as possibilidades de comunicação assíncrona e use-as corretamente

A comunicação síncrona é, sem dúvida, a mais natural para todos nós e a menos custosa, pois basta nos reunirmos e interagirmos de forma automática. Já a comunicação assíncrona exige novos conhecimentos e aprendizados de como torná-la realmente eficiente dentro da nossa rotina de trabalho. Alguns exemplos de comunicação assíncrona são e-mails, ferramentas de colaboração como Trello, Basecamp, Asana, planilhas e documentos compartilhados, dentre outros.

Independente da ferramenta, o objetivo é que as informações estejam disponíveis de forma clara, organizada e estruturada de maneira que as pessoas interessadas possam compreender e fazer uso da informação compartilhada com autonomia. Caso contrário, o objetivo de agilizar a comunicação e torná-la eficiente não será alcançado, visto que ainda será necessário enviar mensagens ou solicitar a ajuda de alguém para compreender a mensagem.

Sendo assim, existe uma curva de aprendizado inicial para a estruturação desse novo formato de comunicação, que envolve a escolha e adequação da ferramenta a ser utilizada e dos novos acordos de trabalho. O esforço valerá a pena, visto que trará maior autonomia para a realização do trabalho, maior flexibilidade, melhor documentação e organização das informações, menos conflitos, retrabalho e, sem dúvida, menos interrupções com mensagens/telefonemas e menor número de reuniões improdutivas. Por isso, convide todos da sua equipe para uma conversa sobre como a comunicação assíncrona pode ser útil na rotina de vocês e, caso já tenham tentado mas estejam com dificuldades, procurem identificar falhas que podem ser corrigidas para melhorar esse processo. Estude sobre as ferramentas disponíveis e não tenha medo de encarar essa mudança, especialmente se o seu trabalho já é remoto ou híbrido.

3. Exercite sua empatia, independente do formato de comunicação

Para uma boa comunicação é sempre importante exercitarmos a perspectiva do outro, entendendo suas emoções e intenções. Independente se a comunicação está ocorrendo por mensagem ou ao vivo, de forma síncrona ou assíncrona, precisamos nos colocar no lugar do outro para enviarmos a mensagem da melhor maneira possível, favorecendo o seu entendimento. Então, não adianta ter a melhor ferramenta colaborativa, super estruturada e desenhada para a minha equipe se na hora de preencher as informações as pessoas não levam em consideração como a outra pessoa irá receber e usar essa mensagem.

Para exercitar sua empatia, procure se perguntar antes de uma interação com outra pessoa: O que ela sabe sobre o tema? O que é importante para ela? Como ela vai usar essas informações? Quando é o melhor momento para falarmos sobre esse tema? Lembre-se que esse exercício será especialmente importante nas interações assíncronas e à distância, quando não temos o feedback imediato e nossa empatia já está reduzida. 

É possível que essas mudanças, se implementadas de forma satisfatória, tragam impactos muito positivos em nossa saúde, bem-estar e performance. Olhamos para trás e ficamos surpresos com o fato de que, até pouco tempo, percorríamos milhares de quilômetros para realizar uma reunião de 1 hora com um parceiro ou cliente, sendo que hoje economizamos tempo, dinheiro e poluímos menos o planeta fazendo isso através de uma videoconferência. Da mesma forma, acredito que no futuro vamos olhar nossos hábitos atuais de trabalho e perceber que estávamos um pouco perdidos, e que as mudanças que hoje resistimos são, na verdade, aprendizados necessários para vivermos uma relação mais saudável e produtiva com nosso trabalho.

Ilustração da capa: Abbey Lossing